Zu den grundlegenden Pflichten von Kaufleuten und Handelsgesellschaften gehört die Erstellung eines Jahresabschlusses. Der Jahresabschluss zeigt die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage eines Unternehmens auf und ist für Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner, Gläubigerinnen und Gläubiger eine Quelle, um sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu verschaffen.
Neben der Erstellung des Jahresabschlusses sind Kapitalgesellschaften auch zur Veröffentlichung oder Hinterlegung verpflichtet. Bisher waren die Bilanzen beim Bundesanzeiger zu veröffentlichen. Für die Geschäftsjahre nach dem 31. Dezember 2021 sind die Unterlagen der beim Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zu übermitteln.
Welche Gesellschaften sind zur Veröffentlichung verpflichtet? Hier einmal die wichtigsten Fakten
-Kapitalgesellschaften: Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
-Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter wie beispielsweise: Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG); mit dem Eintritt einer natürlichen Person als persönlich haftender Gesellschafter entfällt grundsätzlich die Offenlegungspflicht
-Banken, Versicherungsunternehmen, Emittenten von Vermögensanlagen, § 23 Vermögensanlagengesetz (VermAnlG), Investmentvermögen und Kapitalverwaltungsgesellschaften nach dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB), Energieversorgungsunternehmen
Welche Unterlagen offenzulegen sind, hängt grundsätzlich von der Größe des Unterneh-mens ab.
Die Einstufung als Kleinstgesellschaft bzw. als kleine, mittelgroße oder große Gesellschaft richtet sich grundsätzlich nach §§ 267, 267a des Handelsgesetzbuches (HGB). Als Kleinstgesellschaften sind solche Unternehmen einzustufen, die zumindest zwei der drei folgenden Schwellenwerte an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht über-schreiten:
– bis 350.000 Euro Bilanzsumme
– bis 700.000 Euro Umsatzerlöse
– durchschnittliche Zahl von bis zu 10 beschäftigten Arbeitnehmern
Kleine Unternehmen im Sinne des § 267 Absatz 1 HGB können bei der Aufstellung des Jahresabschlusses lediglich eine verkürzte Bilanz aufzustellen.
Mittelgroße Unternehmen im Sinne des § 267 Absatz 2 HGB können bei der Aufstellung des Jahresabschlusses die Erleichterungen der §§ 276, 288 Absatz 2 HGB nutzen.
Große Unternehmen müssen grundsätzlich sämtliche der in § 325 Absatz 1 HGB genannten Unterlagen offenlegen.
Vom Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs an berechnet hat das verpflichtete Unternehmen ein Jahr Zeit zur Offenlegung.
Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften im Sinne des § 264a des Handelsgesetzbuches (HGB) haben spätestens mit der Eintragung in das Handelsregister nach §§ 242, 264 i. V. m. § 325 HGB eine Verpflichtung zur Erstellung und Offenlegung eines Jahresabschlusses. Die Offenlegungspflicht besteht unabhängig davon, ob das Unternehmen in dem betreffenden Geschäftsjahr die Geschäftstätigkeit bereits aufge-nommen hat.
Die handelsrechtlichen Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten bestehen bis zur Löschung eines Unternehmens aus dem Handelsregister fort. Auch wenn keine Geschäftstätigkeit mehr ausgeübt wird, das Gewerbe abgemeldet wurde oder das Unternehmen ruht, müssen die Jahresabschlussunterlagen erstellt und offengelegt werden. Das gilt auch für Unternehmen, die seit der Eintragung noch keinen Geschäftsbetrieb aufgenommen haben.
Auch im Falle der Insolvenzeröffnung entfallen die Verpflichtungen nicht, da mit der Insolvenzeröffnung ein neues Geschäftsjahr beginnt, die Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten obliegen dem Insolvenzverwalter.
Unternehmer sollten unbedingt beachten: Kommt eine Gesellschaft ihrer Verpflichtung der Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen beim Betreiber des Bundesanzei-gers bzw. bei der das Unternehmensregister führenden Stelle nicht fristgerecht nach, wird vom Bundesanzeiger oder Unternehmensregister das Bundesamt für Justiz (BfJ) unterrichtet. Das BfJ wird daraufhin von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren durch-zuführen. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro und höchstens 25.000 Euro.
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