Expertenkommentar von Rydoo
Manuelle Spesenverwaltung bedeutet immer viel Papier, hohe Fehleranfälligkeit und hoher Zeitaufwand. Digitales Spesenmanagement mit einer Scanner App für die Abrechnungsbelege ist hier eine effiziente Lösung. Wie Belegscanner den Spesenabrechnungsprozess vereinfachen, erläutert Rydoo (https://www.rydoo.com/), ein führender Anbieter für intelligentes Spesenmanagement.
Ein enormer Vorteil von Belegscannern ist, dass sie für eine erhöhte Compliance mit den entsprechende Ausgabenrichtlinien von Unternehmen sorgen. Das Erstellen digitaler Kopien von Rechnungen verhindert den Verlust von Daten durch die Beschädigung oder gar die Zerstörung von Papierbelegen. So wird die Transparenz über die Spesenausgaben gesteigert, wovon Unternehmen zweifach profitieren: erstens, verlorene oder beschädigte Belege werden nicht zum Problem für Finanzabteilungen bei Rechnungsprüfungen; zweitens, die vollständigen Informationen über die Ausgaben ermöglichen eine gute interne Analyse der eingereichten Rechnungen. Somit lassen sich unter anderem auch Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden.
Zudem erleichtert die digitale Speicherung von Belegen die Weitergabe an Wirtschaftsprüfer oder Steuerbehörden im Falle einer externen Prüfung. Da immer mehr Länder Unternehmen erlauben, ihre Dokumente in digitalem Format zu speichern, ist es nicht mehr notwendig, eine physische Kopie der Dokumente aufzubewahren.
Eine Beleg-Scanner-App spart Unternehmen viel Zeit
Ein Belegscanners vereinfacht die Spesenverwaltung auch durch die beträchtliche Zeitersparnis, die er mit sich bringt. Die manuelle Bearbeitung von Ausgaben nimmt viel Zeit in Anspruch, Mitarbeiter benötigen durchschnittlich über 3 Minuten, um die Daten aus jedem einzelnen Beleg einzugeben. Diese Eingaben summieren sich zu vielen Stunden, wenn monatlich Tausende von Ausgaben erfasst werden.
Eine intelligente Belegscan-Software wie Rydoo hilft, diesen Prozess zu rationalisieren und somit die für Eingaben aufgewendete Zeit deutlich zu reduzieren. Mitarbeiter können sofort Fotos von ihren Belegen machen und die Technologie extrahiert wichtige Details wie Datum, Summe und Name der gekauften Ware innerhalb von Sekunden.
Trotz der großen Entlastung, die das digitale Spesenmanagement mit sich bringt, verzichten immer noch Unternehmen auf die Anwendung, da sie um die Vertraulichkeit der Daten fürchten. Die gute Nachricht ist, dass es Spesenmanagementlösungen gibt, die einen umfassenden Datenschutz gewährleisten. Cloud-Dienste wie der von Rydoo sind hochsicher und entsprechen vollständig den DSGVO-Anforderungen. Die Daten können über 10 Jahre lang gespeichert werden, und ein Disaster-Recovery-Plan wird jährlich getestet, um die Sicherheit zu erhöhen.
Die Umstellung auf digitales Spesenmanagement ist eine Investition, die sich lohnt. Der Einsatz einer Scanner App für die Spesenabrechnung vereinfacht wesentlich deren Verwaltung und entlastet somit alle Mitarbeitenden beträchtlich. Sie können die gesparte Zeit und Energie für wertvolle andere Aufgaben nutzen, wovon letztendlich das Unternehmen insgesamt profitiert.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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